Nutzungsbedingungen

 

Version: 1.1  

Stand: 06.03.2025  

Freigabe: RBm von Berlin - Senatskanzlei, IKT-Steuerung, VI C 2  

Kontakt: viko-service@senatskanzlei.berlin.de  

  

 

  

1. Geltungsbereich  

2. Bereitstellung   

3. Nutzungsdauer und Nutzungskreis  

4. Nutzungszweck  

5. Zugang, Registrierung und Nutzungsvoraussetzungen  

6. Teilnahme an einer Video- und Telefonkonferenz  

7. Spezielle Regelungen für Gruppen-Admins  

8. Datenschutz und Datensicherheit  

9. Verhaltensregeln  

10. Haftung   

11. Änderung der Nutzungsbedingungen  

12. Inkrafttreten  

  

    

Die nachfolgenden Nutzungsbedingungen regeln die Verwendung der Videokonferenzlösung BigBlueButton (BBB), im Folgenden „BigBlueButton“, innerhalb der Berliner Verwaltung. Ziel ist die sichere, zweckmäßige und datenschutzkonforme Nutzung der Plattform im dienstlichen Kontext. Alle Nutzer sind verpflichtet, diese Nutzungsbedingungen einzuhalten.  

 

Die folgenden Nutzungsbedingungen richten sich sowohl an registrierte als auch nicht registrierte Nutzende der Video- und Telefonkonferenzlösung. Sollten spezielle Nutzungsbedingungen erforderlich sein, sind diese durch die jeweilige Behörde selbst aufzusetzen.  

 

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und vorgeschriebenen Barrierefreiheit auf https://videokonferenz.berlin und dazugehöriger Webseiten wird bei  

Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern hauptsächlich die männliche Form (generisches Maskulinum, gemäß offizieller geltender Grammatik der deutschen Sprache) verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.  

  

    

1.1. Software: Diese Nutzungsbedingungen gelten ausschließlich für die SaaS-Lösung BigBlueButton (BBB), erreichbar unter: https://videokonferenz.berlin/  

 

1.2. Personengruppe: Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Mitarbeiter, Dienstleister und Partner der Berliner Verwaltung, die BigBlueButton nutzen.  

 

1.3. Nutzungszweck: Die Nutzung von BigBlueButton ist ausschließlich für dienstliche Zwecke gestattet. Dazu zählen insbesondere interne Abstimmungen, Besprechungen und Schulungen.  

 

1.4. Alternative: Die Plattform ist kein Ersatz für persönliche Meetings, wenn deren Durchführung gesetzlich vorgeschrieben oder aus Sicherheitsgründen erforderlich ist.  

 

  

2.1. Technische Basis: Als technische Grundlage für diese Videokonferenzlösung wird die Open-Source-Software BigBlueButton als Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform eingesetzt  

 

2.2. Verantwortlichkeiten: Als Auftraggeber und Fachverfahrensverantwortlicher stellt der RBm von Berlin - die Senatskanzlei / IKT-Steuerung Berlin gemeinsam mit dem ITDZ  

Berlin als Betriebsverantwortlicher BigBlueButton allen Mitarbeitern der Berliner Verwaltung kostenfrei zur Verfügung. Dies beinhaltet Aspekte der IT-Sicherheit, des Datenschutzes, der landesweiten Beteiligung sowie des technischen Supports.  

 

  

3.1. Nutzungsdauer: BigBlueButton steht der Berliner Verwaltung als Interimslösung seit Februar 2023 zur Verfügung. Vergaberechtlich ist die Nutzung der BBB-Lösung bis maximal zum 31.10.2026 möglich. Bereits 6-12 Monate vorher plant die IKT-Steuerung, eine Nachfolgelösung zur Verfügung zu stellen. 

 

3.2. Aktiver Nutzungskreis: BigBlueButton richtet sich an alle Mitarbeiter der Berliner Verwaltung, die über einen Bildschirmarbeitsplatz verfügen, bzw. alle Personen, die über ein Nutzerkonto mit einer behördlichen E-Mail-Adresse verfügen Zum aktiven Nutzungskreis (Personen, die sich registrieren können) von BigBlueButton gehören alle  

Einrichtungen der unmittelbaren Landesverwaltung (Senatskanzlei, Senatsverwaltungen, Bezirksverwaltungen) inklusive ihrer nachgeordneten Behörden und verbundenen Einrichtungen, basierend auf der Gliederung der Berliner Verwaltung.

 

3.3. Passiver Nutzungskreis: Externe Nutzer (z.B. unmittelbare Landesverwaltung, mit dem Land Berlin beteiligungsrechtlich verbundene Unternehmen, Bundesbehörden, andere Bundesländer, externe Partner und Dienstleister), die nicht zum aktiven Nutzungskreis gehören, können sich nicht registrieren und BigBlueButton nur als passive Nutzer (Teilnahme an Video- und Telefonkonferenzen) nutzen.  

 

  

4.1. Einsatzmöglichkeiten: BigBlueButton dient den Mitarbeitern der Berliner Verwaltung zur:  

 

1.2 Korrekte Nutzung der Funktionen: Funktionen, wie die Bildschirmfreigabe oder das Teilen von Dokumenten, dürfen nur genutzt werden, wenn die Inhalte mit den dienstlichen Aufgaben in direktem Zusammenhang stehen.  

 

1.3 Nur normaler Schutzbedarf: BigBlueButton darf nur für Schutzklasse 1 (Normaler Schutzbedarf für personenbezogene und nicht-personenbezogene Daten) genutzt werden, und nicht für die Schutzklasse 2 (hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten) sowie nicht für die Schutzklasse 3 (sehr hoher Schutzbedarf für geheime Daten). Zum Beispiel dürfen innerhalb von BigBlueButton keine sensiblen personenbezogenen Daten geteilt werden (u.a. besondere Kategorien personenbezogener Daten z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur ethnischen Herkunft, zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung und personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten), so wie es beispiels-weise bei Video- und Telefonkonferenzen mit Bürgern notwendig wäre.  

 

1.4 Kein VS-NfD: BigBlueButton darf nicht für Video- und Telefonkonferenzen genutzt werden, die die Geheimhaltungsstufe VS-NfD (Nur für den Dienstgebrauch) oder darüber hinaus (VS-Vertraulich, Geheim, Streng Geheim) erfordern.  

 

  

5.1. Die Nutzung von BigBlueButton kann über zwei Wege erfolgen:  

   a.    Aktive Nutzung: Registrierung unter https://videokonferenz.berlin/register, um als Organisator Video- und Telefonkonferenzräume zu erstellen, Einwahldaten als  

              Moderator- oder Gästelink zu versenden und Video- und Telefonkonferenzen als Moderator durchführen zu können. Die Registrierung beruht auf freiwilliger  

              Einwilligung. E-Mail Domains werden von der IKT-Steuerung freigegeben und vom ITDZ freigeschaltet. Registrierte Nutzer werden auf Basis der E-Mail-Adresse

              automatisch der zugehörigen Gruppe (Behörde) zugeordnet.  

     b.    Passive Nutzung: Für die reine Teilnahme an einer Video- oder Telefonkonferenz ist es nicht notwendig, sich zu registrieren bzw. einzuloggen. Der Organisator sendet

              hierzu an alle Teilnehmer einen Einladungslink.

 

5.2 Dienstliche E-Mail-Adressen: Der Zugang für die Registrierung zu BigBlueButton erfolgt über dienstliche Accounts (E-Mail-Adressen), die ausschließlich von der zuständigen IT-Abteilung der jeweiligen Behörde bereitgestellt werden. Sollte die Registrierung nicht möglich sein, so ist die für die jeweilige Behörde zuständige IT-Stelle zu kontaktieren.

 

5.3 Zugangsdaten: Jeder Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten sicher aufzubewahren. Passwörter dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Bei Verdacht auf Missbrauch sind unverzüglich Maßnahmen zur Sperrung des Zugangs einzuleiten.

 

5.4 Registrierung: Voraussetzung für die Registrierung unter https://videokonferenz.berlin/register und anschließenden aktiven Nutzung ist die  

Akzeptanz der Nutzungsbedingungen über eine Checkbox “Ich akzeptiere die Nutzungsbedingungen”, weshalb die Registrierung nur mit realen personenbezogenen Angaben vorzunehmen ist:  

    a.  Name (Vor- und Zuname)  

    b.  Persönliche E-Mail-Adresse (keine Sammelpostfächer)   

    c.  Telefonnummer (optional)  

    d.  Passwort

 

5.5. Änderung von Daten: Im Persönlichen Bereich unter https://videokonferenz.berlin/profile können nach Registrierung folgende persönliche Daten geändert werden:  

    a.  Vollständiger Name (Vor- und Zuname)  

    b.  Persönliche E-Mail-Adresse (keine Sammelpostfächer)   

    c.  Telefonnummer (optional), damit bei telefonischer Einwahl Ihre Telefonnummer durch Ihren Namen ersetzt werden kann   

    d.  Zweite Telefonnummer (optional), damit bei telefonischer Einwahl Ihre Telefonnummer durch Ihren Namen ersetzt werden kann   

    e.  Persönliches Profilbild (optional): andere Personen können Sie dadurch innerhalb der Konferenz leichter am Bild erkennen, wenn Sie z.B. ohne Kamera oder nur per  

         Telefon teilnehmen  

    f.  Passwort  

 

  

6.1. Aufzeichnungen: Video-, Bild- und Tonaufzeichnungen sowie Screenshots von Video- und Telefonkonferenzen über interne und externe Software, Tools und Hardware sind generell untersagt. Heimliches Aufzeichnen stellt eine Straftat dar. DieAufzeichnungsfunktion von BigBlueButton ist für Moderatoren zentral deaktiviert, sodass eine Aufnahme von Teilen oder gesamten Konferenzen aktuell nicht möglich ist.

 

6.2. Nutzung von Mikrofon und Kamera: Aktivieren Sie Ihr Mikrofon nur, wenn Sie eine  

Wortmeldung geben möchten, um Hintergrundgeräusche oder Gespräche mit sensiblen Inhalten zu vermeiden. Aktivieren Sie Ihre Kamera für Videoübertragung nur, wenn sichergestellt ist, dass keine privaten Bereiche oder Dokumente im Hintergrund sichtbar sind. Nutzen Sie hierzu die verschiedenen virtuellen Hintergrund-Optionen, um private oder geschäftssensible Hintergründe nicht zu teilen. Die Nutzung der Kamera ist freiwillig, sollte jedoch aufgrund der Meeting-Netiquette aktiviert werden, wenn alle Teilnehmer diese ebenfalls aktiviert haben.  

 

6.3. Bildschirmfreigabe und Dokumentenpräsentation: Teilen Sie Ihren Bildschirm oder Teile davon (z. B. Fenster oder Tabs) nur, wenn der Schutz sensibler Inhalte und Dokumente gewährleistet ist.   

 

6.4. Upload von Dokumenten: Dokumente, Präsentationen und Videos dürfen von Organisatoren und Moderatoren/Präsentatoren nur hochgeladen und geteilt werden, wenn diese keine sensiblen Inhalte enthalten, keine Rechte Dritter verletzt werden und datenschutzrechtlich unbedenklich sind. Es wird empfohlen, Präsentationen im PDFFormat hochzuladen, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.  

 

6.5. Umfragen: Organisatoren sind dazu verpflichtet, Umfragen innerhalb einer Konferenz anonym durchzuführen, es sei denn, ein berechtigtes Interesse erfordert eine nicht-anonyme Durchführung. Dazu ist stets die Funktion "Anonyme Umfrage" unter den Umfrageeinstellungen zu aktivieren. Hierzu muss innerhalb einer Konferenz über das „+“- 

Zeichen, „Umfrage starten“ gewählt werden und unter „Antwortmöglichkeiten“ die Funktion „Anonyme Umfrage“ aktiviert werden, indem der Schieberegler auf „AN“ gestellt wird.  

6.6. Nutzung von Kommunikationsfunktionen: Öffentliche Chat-Nachrichten und "Geteilte Notizen" dürfen keine Informationen enthalten, die den Datenschutz verletzen, die Rechte Dritter verletzen oder einen hohen bzw. sehr hohen Schutzbedarf haben.  

 

6.7. Verifizierung korrekter Teilnehmer: Der Konferenzorganisator muss sicherstellen, dass nur berechtigte Personen anwesend sind und beim Eintreten von Personen diese ggfs. verifizieren lassen.  

 

6.8. Einmalige Konferenzen: Nach Abschluss von thematisch sensiblen Konferenzen oder mit Externen sollte der Raum gelöscht werden, um im Nachhinein unberechtigten Zugang zu verhindern, insbesondere dann, wenn Moderatoren-Zugänge versendet wurden.  

 

6.9. Netiquette: Während einer Konferenz sollte stets die Meeting-Netiquette gewahrt werden, indem z.B. Teilnehmer nicht unterbrochen werden. Wortmeldungen sollten stets mit „Hand heben“ angemeldet und erst dann das Mikrofon aktiviert werden. Gutes oder angemessenes und achtendes (respektvolles) Benehmen in der technischen (elektronischen) Kommunikation ist die Basis für ergebnisorientierte Video- und Telefonkonferenzen.  

  

  

7.1. Dezentrale Nutzerverwaltung: Die Verwaltung der Nutzer für die Video- und Telefonkonferenzlösung ist dezentral organisiert. Jede Behörde, nachgeordnete Behörde oder Sonderbehörde ist selbst verantwortlich, dieses für Behörden kostenfreie Angebot der IKT-Steuerung ihren Mitarbeitenden ebenfalls kostenfrei zugänglich zu machen. Hierfür werden für jede Behörde Gruppen-Admins festgelegt, die als Hauptansprechpartner für die Koordination der Video- und Telefonkonferenzlösung innerhalb der Behörde verantwortlich sind. Je Behörde sollten mindestens 2 Personen die Rolle „Gruppen-Admin“ erhalten. Gruppen-Admins haben damit folgende Aufgaben:

 

   a.  Koordination aller Themen zur Video- und Telefonkonferenzlösung innerhalb einer Behörde  

   b.  Hauptansprechpartner bei Fragen und Problemen  

   c.  Bewertung, Konsolidierung und Aufgabe von Störungsmeldungen und neuer Anforderungen an das ServiceDesk-Hotline@itdz-berlin.de   

   d. Optionale Teilnahme an regelmäßigen Schulungen per Videokonferenz des ITDZ   

   e.  Überwachung der regelkonformen Nutzung der Video- und Telefonkonferenzlösung, z. B. Vermeidung von Registrierungen mit privaten E-Mail-Adressen und  

   f.  User darauf hinweisen, dass weiterführende Informationen zu BigBlueButton im Intranet verfügbar sind:
       https://b-intern.de/wb/itdz/produkte-undleistungen/dokumentenmanagement-und-kollaboration/artikel.1268406.php

  

7.2 Aufnahme einer neuen Behörde: Sollten Behörden als Gruppe noch nicht freigeschaltet sein, ist der ServiceDesk des ITDZ Berlin unter ServiceDesk-Hotline@itdzberlin.de zu kontaktieren. In Abstimmung mit der IKT-Steuerung wird die neue Gruppe inklusive neuer E-Mail-Domain freigeschaltet, Gruppen-Admins festgelegt, so dass sich User in Zukunft unter https://videokonferenz.berlin/register selbständig registrieren können und automatisch dieser Gruppe zugeordnet werden.  

 

7.3 Einladung von Usern: Gruppen-Admins stehen drei Wege für die Registrierung neuer User und Gruppen-Admins zur Verfügung:

 

   a.  Self-Onboarding: User registriert sich unter https://videokonferenz.berlin/register selbst (Standard-Prozess) und wird auf Basis der beruflichen E-Mail-Adresse automatisch     
        der zugehörigen Gruppe (Behörde) zugeordnet. Nach erfolgreicher Registrierung kann ein bestehender Gruppen-Admin den neuen User bei Bedarf auf die Rolle „Gruppen-
        Admin“ upgraden.  

   b.  Registrierungslink: Gruppen-Admin erzeugt unter Verwaltung/Gruppen einen allgemein gültigen Registrierungslink für User oder einen weiteren GruppenAdmin und sendet
        diesen per E-Mail an die entsprechende Person. Auch hier wird der User auf Basis der beruflichen E-Mail-Adresse automatisch der zugehörigen Gruppe (Behörde)
        zugeordnet. Bei dieser Option ist auf das einstellbare Ablaufdatum des Registrierungslinks zu achten.  

   c.  Nutzer erstellen: Gruppen-Admin erstellt unter Verwaltung/Gruppen manuell einen neuen User oder Gruppen-Admin, indem der Name und E-Mail-Adresse angegeben
        werden muss. Die Person erhält dann automatisch eine E-Mail mit der Bitte, ein neues Passwort zu vergeben und die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren.  

 

7.4. Löschen von Benutzerkonten: Gruppen-Admins sind dafür verantwortlich zu prüfen, wenn sich Beschäftigungsverhältnisse innerhalb der Behörde ändern. Gegebenenfalls sind nicht mehr berechtigte Benutzerkonten manuell durch den Gruppen-Admin zu löschen. Beantragt ein Nutzer die Löschung des Benutzerkontos, ist der jeweilige Gruppen-Admin dafür zuständig.   

 

  

8.1. Datenverarbeitung: Art und Umfang der verarbeiteten Daten sind beschrieben unter: https://videokonferenz.berlin/privacy 

 

8.2. DSGVO: Alle Nutzer sind verpflichtet, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Berliner Datenschutzgesetzes (BlnDSG) einzuhalten.  

 

8.3. Datenkategorien: Es dürfen keine sensiblen oder vertraulichen Daten über BigBlueButton ausgetauscht werden, außer es liegt eine ausdrückliche Genehmigung vor und technische Vorkehrungen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind implementiert.  

 

8.4. Aufzeichnung / Aufnahme: Eine Aufzeichnung von Video- und Telefonkonferenzen wurde in Abstimmung mit den Personalvertretungsgremien (Hauptpersonalrat) technisch unterbunden und ist nicht gestattet. Video-, Bild und Tonaufzeichnungen sowie Screenshots von Videokonferenzen über interne und externe Software, Tools und Hardware sind generell untersagt. Bitte beachten Sie, dass heimliches Aufzeichnen ein Straftatbestand ist.   

 

8.5. Berechtigte Nutzer: Nutzer müssen sicherstellen, dass unbefugte Personen keinen Zugang zu ihren Endgeräten oder laufenden Video- und Telefonkonferenzen haben.  

 

8.6. Öffentliches Teilen von Zugangsdaten: Es ist untersagt, Zugangsdaten oder Links zu Konferenzen öffentlich (außerhalb der Berliner Verwaltung und außerhalb des Teilnehmerkreises) zu teilen.  

 

8.7. Nutzung von Klarnamen: Alle Teilnehmer müssen vor dem Eintreten in eine Konferenz ihre Klarnamen (Vorname und Nachname) angeben, damit jede Person eindeutig identifizierbar ist. Bei größeren oder abteilungsübergreifenden Konferenzen wird empfohlen, nach dem Vor- und Nachnamen auch den Bereich oder die Abteilung hinzuzufügen.  

8.8. Datenschutzkonforme Erstellung eines Konferenz-Raumes: Der Organisator einer Konferenz muss beim Erstellen eines Konferenzraumes auf datenschutzkonforme Einstellungen achten, insbesondere dann, wenn die Standard-Einstellungen geändert werden:
 

   a.  Eindeutiger Name für den Meeting-Raum  

   b.  Teilnehmende beim Betreten stummschalten (Standard)  

   c.  Gäste müssen freigeschaltet werden (Standard)  

   d.  Jeder Teilnehmer kann die Konferenz starten (Optional)  

   e.  Telefonische Teilnehmer ankündigen (Standard)  

   f.   Willkommensnachricht (Optional)  

   g.  Einstellungen für Telefonkonferenz anwenden (Optional)

 

8.9 Teilnehmerdokumentation: Der Moderator hat die Möglichkeit, eine Teilnehmerdokumentation anzufertigen. Hierzu kann eine Liste exportiert werden. Bei dem exportierten Dokument handelt es sich um eine Liste im txt-Format mit dem vom Teilnehmer eingegeben Namen. Ist das Protokoll erstellt, ist die exportierte Liste zu löschen. Aufgrund des Transparenzgrundsatzes ist der Moderator angehalten, die Teilnehmenden über die Verwendung der Teilnehmerdokumentation zu informieren, soweit dies nicht schon auf anderem Weg erfolgt ist.  

 

8.10 Chat-Export: Der Chat enthält den vom Teilnehmer angegebenen Namen.  Vor Export des öffentlichen Chats sollten aus datenschutzrechtlichen Gründen sollten die Teilnehmer vorher informiert werden.  

 

 

Während der Nutzung von BigBlueButton ist ein respektvoller, professioneller und kollegialer Umgangston zu wahren. Beleidigungen, Diskriminierungen oder andere unangemessene Verhaltensweisen sind streng untersagt, im Detail ist folgendes verboten:
    a.  Pornografische Inhalte  

    b.  Anstößige Inhalte   

    c.  Gewaltdarstellungen   

    d.  Rassistische Propaganda   

    e.  Beleidigungen gegenüber Personen und Gruppen   

    f.  Rechtswidrige oder sittenwidrigen Inhalte   

    g.  Verletzung der Rechte Dritter (z. B. Urheberrechte)  

    h.  Austausch von personenbezogenen Informationen zu rassischer/ethnischer Herkunft, religiöser/weltanschaulicher Überzeugungen, Sexualleben/sexueller Orientierung,       
         politischer Meinungen, Gesundheit, genetischer Daten, biometrischer Daten und Zugehörigkeit politischer/gesellschaftlicher Organisationen  

    i.  Sonstige Inhalte, die der Kommunikation innerhalb der Berliner Behörden widersprechen

 

Die Teilnehmer einer Video- oder Telefonkonferenz haben sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die Verhaltensregeln einhalten und bei Verstößen die entsprechenden Teilnehmer auf die Verhaltensregeln nochmals explizit hinzuweisen.  

 

  

Die Berliner Verwaltung / IKT-Steuerung übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch unsachgemäße Nutzung von BigBlueButton entstehen, einschließlich Verlust von Daten, Informationen oder Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit von Endgeräten.  

 

  

11.1. Änderungen: Die Berliner Verwaltung / IKT-Steuerung behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen anzupassen, um rechtlichen oder technischen Änderungen Rechnung zu tragen. 

 

11.2. Akzeptanz der Änderungen: Geänderte Nutzungsbedingungen gelten als akzeptiert, wenn der User oder Gruppen-User nicht innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntgabe der neuen Nutzungsbedingungen per E-Mail widerspricht.  

 

11.3. Ablehnung der Änderungen: Sollte ein User oder Gruppen-Admin die geänderten  

Nutzungsbedingungen nicht akzeptieren, sollte dieser User oder Gruppen-Admin BigBlueButton nicht mehr nutzen. Der Zugang muss dann eingeschränkt bzw. gesperrt werden bzw. das Nutzerkonto gelöscht werden.  

 

 

Diese Nutzungsbedingungen treten mit dem Datum der Veröffentlichung in Kraft und gelten bis auf Weiteres. Alle vorherigen Regelungen werden hierdurch ersetzt.