Nutzungsbedingungen

Wer stellt die Videokonferenzlösung zur Verfügung?

Diese Videokonferenzlösung auf Basis der Software as a Service Lösung (SaaS) BigBlueButton (BBB) wird durch die IKT-Steuerung Berlin landesweit allen Mitarbeitenden der Berliner Verwaltung kostenfrei zur Verfügung gestellt. Sie basiert auf der technischen Bereitstellung durch die Firma Sdui GmbH.

Die Videokonferenzlösung BBB ist seit 02/2023 landesweit im Einsatz. Vergaberechtlich ist die Nutzung von BBB über Sdui bis maximal 10/2026 möglich. In 01/2024 wurde das Tool durch die Personalvertretungsgremien des Landes Berlin (HPR, HVP) erneut um ein weiteres Jahr bis vorerst zum 31.01.2025 beteiligt und ist damit für die Nutzung innerhalb der Berliner Verwaltung für berufliche Zwecke freigegeben. 

An wen richtet sich die Videokonferenzlösung?

Die Videokonferenzlösung richtet sich an alle Mitarbeitenden der Berliner Verwaltung mit Bildschirm-Arbeitsplätzen, um selbst Konferenzen planen und durchführen zu können. Für die Teilnahme an einer Konferenz ist es nicht notwendig, sich zu registrieren.

Welche Funktionen sind möglich?

Der Haupteinsatzzweck ist die Durchführung von ortsunabhängigen Audio- und Videokonferenzen innerhalb der Berliner Verwaltung. Aus IT-Sicherheitsgründen ist der Austausch von Dokumenten und Dateien über BBB deaktiviert.

Diese BBB-Lösung bietet folgende Funktionen:

  • Planen und Durchführen von Audio- und Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmenden:
    • Reine Telefonkonferenzen
    • Reine Videokonferenzen
    • Hybrid: Video- und/oder Telefoneinwahl
  • Screensharing: Freigabe des Bildschirms durch zur gemeinsamen Ansicht
  • Breakout-Räume: Unterkonferenzen innerhalb einer laufenden Konferenz
  • Notizen: Erstellen und Teilen von Notizen innerhalb einer laufenden Konferenz
  • Chat: Chats zwischen Teilnehmenden innerhalb einer laufenden Konferenz, entweder für alle oder zwischen zwei Personen
  • Whiteboard: für gemeinsames inhaltliches Arbeiten

 

Allgemeine Nutzungsbedingungen

Nutzung

Diese Videokonferenzlösung ist ausschließlich auf die Nutzung für berufliche Zwecke innerhalb der Berliner Verwaltung sowie die Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern der Berliner Verwaltung bestimmt. Jegliche Nutzung für Zwecke außerhalb Ihrer Tätigkeiten für die Berliner Verwaltung ist untersagt.

Die Nutzung der Videokonferenz beruht auf freiwilliger Einwilligung.

Sollten spezielle Nutzungsbedingungen erforderlich sein, sind diese durch die jeweilige Behörde selbst aufzusetzen.

Schutzbedarf nach BSI

Diese IT-Anwendung "Videokonferenzlösung BigBlueButton über Sdui Gmbh" ist nur für normalen Schutzbedarf ausgelegt. Daher sind Video- und Telefonkonferenzen von Personen oder Gruppen, die einen hohen oder sehr hohen Schutzbedarf erfordern würden, über diese Lösung nicht durchzuführen.

Ebenfalls dürfen keine sensiblen personenbezogenen Daten verwendet werden (u.a. besondere Kategorien personenbezogener Daten z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur ethnischen Herkunft, zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung und personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten).

Registrierung

Diese Videokonferenzlösung ist auf Behörden innerhalb der Berliner Verwaltung beschränkt, welche in der Übersicht „Gliederung der Berliner Verwaltung“ aufgelistet sind: https://www.berlin.de/sen/inneres/ueber-uns/organigramme/artikel.548689.php

Um eine Konferenz planen zu können, ist eine Registrierung notwendig.

Registrierungen sind nur mit einer behördlichen E-Mail-Adresse vorzunehmen. Sollte die Registrierung nicht möglich sein, so ist die für die jeweilige Behörde zuständige IT-Stelle zu kontaktieren.

Bei einer Registrierung müssen von allen Nutzenden die Nutzungsbedingungen akzeptiert werden, weshalb die Registrierung nur mit realen personenbezogenen Angaben vorzunehmen ist:

  • Klarname (Vor- und Zuname)
  • Persönliche E-Mail-Adresse (keine Sammelpostfächer)

Profileinstellungen

Im eingeloggten Bereich unter https://videokonferenz.berlin können Sie unter „Profil“ optional folgende Informationen hinterlegen:

  • Telefonnummer, damit bei telefonischer Einwahl Ihre Telefonnummer durch Ihren Namen ersetzt werden kann
  • Profilbild, damit andere Personen Sie innerhalb der Konferenz leichter am Bild erkennen können, wenn Sie z.B. ohne Kamera oder nur per Telefon teilnehmen

Beim Hochladen Ihres persönlichen Profilbilds achten Sie bitte darauf, dass keine Urheberrechte Dritter verletzt werden, wenn mehr als Ihre Person auf dem Bild zu erkennen sind.

Erstellung einer Konferenz

Im eingeloggten Bereich unter https://videokonferenz.berlin (Dashboard) können Sie jederzeit einen neuen Raum für zukünftige Video- und Telefonkonferenzen erstellen, ändern oder löschen.

Bitte beachten Sie beim Erstellen der Räume die datenschutzkonformen Einstellungen.

Bei Konferenzen mit sensiblen Inhalten, empfehlen wir, folgende Funktionen beim Erstellen eines Konferenzraumes aktiviert zu lassen:

  • Teilnehmende beim Betreten stummschalten
  • Gäste müssen freigeschaltet werden
Des Weiteren sollten Organisatoren/ Moderatoren entscheiden, ob folgende Funktion aktiviert werden sollte:
  • Jeder Teilnehmer kann die Konferenz starten
  • Telefonische Teilnehmer ankündigen
Bitte beachten Sie, dass sich die Einstellungen für reine Telefonkonferenzen folgendermaßen ändern:
  • Teilnehmende beim Betreten nicht stummschalten
  • Gäste müssen nicht freigeschaltet werden
  • Jeder Teilnehmer kann die Konferenz starten
  • Telefonische Teilnehmer ankündigen

 

An einer Konferenz teilnehmen

Die folgenden Nutzungsbedingungen richten sich sowohl an registrierte als auch nicht registrierte Nutzende der Videokonferenzlösung. Aufgrund der potenziell hohen Anzahl von Teilnehmenden ist bei Wortmeldungen besondere Rücksicht gegenüber anderen Teilnehmenden angebracht.

Bitte achten Sie auf folgende Hinweise:

  1. Video-, Bild und Tonaufzeichnungen sowie Screenshots von Videokonferenzen über interne und externe Software, Tools und Hardware sind generell untersagt. Bitte beachten Sie, dass heimliches Aufzeichnen ein Straftatbestand ist.
  2. Die Aufzeichnungsfunktion von BBB für den Moderator ist zentral deaktiviert, weshalb die Aufnahme von Teilen oder ganzen Konferenzen momentan nicht zur Verfügung steht.
  3. Aktivieren Sie nur dann Ihr Mikro, wenn Sie eine Wortmeldung geben möchten, um mögliche Hintergrundgespräche mit sensiblen Inhalten zu vermeiden.
  4. Aktivieren Sie nur dann Ihr Video, wenn hinter Ihnen die Privatsphäre anderer Personen und/ oder der Schutz von Dokumenten garantiert ist.
  5. Teilen Sie als Präsentator nur dann Ihren Bildschirm oder Teile davon (Fenster, Tabs), wenn der Schutz von Inhalten und Dokumenten garantiert bleibt bzw. diese datenschutzrechtlich unbedenklich sind.
  6. Teilen Sie als Präsentator nur dann eine Präsentation per Screensharing, wenn diese vorher intern für die Videokonferenz freigegeben wurde bzw. diese datenschutzrechtlich unbedenklich sind.
  7. Laden Sie als Präsentator nur dann eine Präsentation oder Dokumente hoch und teilen diese, wenn diese keine sensiblen Inhalte enthalten bzw. diese datenschutzrechtlich unbedenklich sind. (Hinweis: Laden Sie als „Präsentator“ während einer Konferenz eine Präsentation stets im PDF-Format hoch und nicht als PowerPoint, um Formatierungsprobleme zu vermeiden)
  8. Teilen Sie nur dann ein externes Video, wenn dadurch nicht die Rechte von Dritten / Personen und Dingen verletzt werden bzw. dieses datenschutzrechtlich unbedenklich ist.
  9. Starten Sie innerhalb einer Konferenz eine Umfrage nur dann nicht anonym, wenn Sie ein berechtigtes Interesse haben. Andernfalls bitte eine Umfrage stets anonym durchführen. Dazu gehen Sie bitte als Präsentator innerhalb einer Konferenz auf das „+“-Zeichen, „Umfrage starten“, dann wählen Sie einen Antworttyp aus und aktivieren unter „Antwortmöglichkeiten“ die Funktion „Anonyme Umfrage“, indem Sie den Schieberegler auf „AN“ stellen.
  10. Teilen Sie über die Funktion „Geteilte Notizen“ nur Informationen, wenn diese nicht die Rechte von Dritten / Personen und Dingen verletzen sowie datenschutzrechtlich unbedenklich sind.
  11. Teilen Sie über die Funktion „Öffentlicher Chat“ nur Informationen, wenn diese nicht die Rechte von Dritten / Personen und Dingen verletzen sowie datenschutzrechtlich unbedenklich sind.
  12. Um eine unautorisierte Nutzung auszuschließen, gibt es zwei Möglichkeiten:
    1. Der angelegte Konferenzraum kann nach dem Termin gelöscht werden, um einmalig teilnehmenden Gästen weiteren Zugang zu verwehren.
    2. Jeder Moderator/ jede Moderatorin muss prüfen, ob nur berechtigte Teilnehmende anwesend sind.


Explizit verboten sind die Bereitstellung und das Teilen von folgenden Inhalten in jeder Form:
  • Pornografische Inhalte sowie anstößige Live-Inhalte
  • Gewaltdarstellungen
  • Rassistische Propaganda
  • Beleidigungen gegenüber Personen und Gruppen
  • Inhalte die nicht urheberrechtlich geklärt sind
  • Rechts- oder sittenwidrigen Inhalte
  • Sonstige Inhalte, die der Kommunikation innerhalb der Berliner Behörden widersprechen
  • Weitergabe an Dritte von personenbezogenen Daten, von den Sie im Rahmen der Nutzung Kenntnis erlangen

 

Datenverarbeitung

Bitte informieren Sie sich dazu unter: https://videokonferenz.berlin/privacy

Teilnehmenden-Anzeige

In der Konferenz werden die Gäste entweder mit der Telefonnummer (bei telefonischer Einwahl) oder mit dem Namen angezeigt. Diese Anzeige ist notwendig, damit die anderen Gäste wissen, wer an der Konferenz teilnimmt.

Nimmt ein User über seinen Account an der Konferenz teil und hat optional ein Profilbild im Benutzerkonto hochgeladen, wird dieses Profilbild anstelle eines Icons angezeigt. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass das Bild nicht gegen Gesetze (z.B. Urhebergesetz) oder interne Vorgaben verstößt. Der User verpflichtet sich dazu, ausschließlich Bilder zu nutzen, für die ein Nutzungsrecht vorliegt.

Kamera- und Audionutzung

Die Kamera und das Mikrofon innerhalb des Videokonferenzraums werden über Einstellungen im Browser freigegeben und durch die Gäste selbst verwaltet. Den Gästen steht es frei, die Kamera zu aktivieren. Erfolgt eine Kameraaktivierung, sind die Gäste verpflichtet, die Vertraulichkeit von Informationen, aber auch die Persönlichkeitsrechte Dritter zu beachten. Hierzu besteht die Möglichkeit, den Hintergrund unkenntlich zu machen. Diese Option ist zu aktivieren, wenn vertrauliche Informationen in dem Kamerabild sichtbar wären oder wenn sich andere Personen im Hintergrund aufhalten.

Befindet sich ein Gast in privaten Räumen, dient die Unkenntlichmachung dem Schutz der Privatsphäre (Schutz der Privatwohnung).

Videokonferenzen dienen dem Austausch von Informationen. Daher ist die Aktivierung der Mikrofonfunktion erforderlich, soweit sich Teilnehmende aktiv beteiligen möchten. Teilnehmende sind deshalb und aufgrund der Verhinderung von störenden Nebengeräuschen angehalten, das Mikrofon nur bei einem aktiven Redeanteil zu aktivieren. Moderatoren haben die Möglichkeit, die Stummschaltung zentral zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

Umfragen

In einer Konferenz kann eine Umfrage durchgeführt werden. Jeder Moderator ist verpflichtet, die Anonymisierung der Umfrage mit „AN“ aktiv zu aktivieren. Nur durch die Anonymität der Antworten ist ein offenes Feedback und eine ehrliche Meinung möglich. So wird durch anonyme Umfragen die Bereitschaft zur Teilnahme und der Mut zur Ehrlichkeit deutlich gesteigert.

Ausnahmen für nicht-anonyme Umfragen liegen im Ermessen des Moderators/ der Moderatorin. Möglich wäre eine nicht-anonyme Umfrage aufgrund der Einwilligung der Teilnehmenden bei nicht kritischen Themen, z.B. für Terminvereinbarungen. Hierbei muss gewährleistet sein, dass Anforderungen der DSGVO an die Einwilligung erfüllt sind.

Die Antworten der anonymen/ nicht anonymen Umfrage wird dem Moderator/ der Moderatorin angezeigt. Auch die Zuordnung der Antworten pro Person bei der nicht anonymen Umfrage ist sichtbar. Im Anschluss kann das Ergebnis der Umfrage unter den Gästen veröffentlicht werden, wobei hier kein Bezug zu den Umfrageteilnehmenden möglich ist. Nach der Veröffentlichung ist auch für den Moderator/ die Moderatorin kein Personenbezug mehr möglich.

Benutzerdokumentation

Der Moderator/ die Moderatorin hat die Möglichkeit, eine Teilnehmenden-Dokumentation anzufertigen. Hierzu kann eine Liste exportiert werden. Bei dem exportierten Dokument handelt es sich um eine Liste im txt-Format mit personenbezogenen Daten, weshalb für diese Liste die Grundätze des Datenschutzes gelten. Der Export der Liste (Erstellung Screenshot) darf nur erfolgen, wenn eine Teilnehmenden-Dokumentation erforderlich ist. Dies kann vorliegen,

  • wenn ein Konferenzprotokoll erstellt wird und die Teilnehmenden dort miterfasst werden. Ist das Protokoll erstellt, ist die exportierte Liste zu löschen.
  • wenn der Nachweis der Teilnehmenden abseits eines Konferenzprotokoll erforderlich ist. Die Liste ist zu löschen, wenn der Nachweis nicht mehr erforderlich ist.
Aufgrund des Transparenzgrundsatzes ist der Moderator/ die Moderatorin angehalten, die Teilnehmenden über die Verwendung der Teilnehmerdokumentation zu informieren, soweit dies nicht schon auf anderem Weg erfolgt ist.

 

Chat

In der Konferenz können Teilnehmende den Chat nutzen und Texte schreiben. Diese werden immer mit dem jeweiligen zugeordneten Namen versehen. Diese Funktion ist erforderlich, um z.B. Fragen zu stellen und Anmerkungen zu schreiben, ohne dass diese den momentanen Redner stören. Nutzende können hier auch über z.B. technische Probleme mit den Mikrofonen informieren. Der Chat enthält personenbezogene Daten, weshalb die Datenschutzgrundsätze Anwendung finden. Relevant sind diese insbesondere bei der Exportmöglichkeit.

Auf den Export/ das Kopieren sollte aus datenschutzrechtlichen Gründen verzichtet werden.

Notizen

In der Konferenz können Notizen durch die Gäste und Moderatoren erstellt und unter den Teilnehmenden geteilt werden. So kann hier zum Beispiel die Agenda des Meetings platziert werden. Daten aus den „Notizen“ können exportiert/ kopiert werden. Daher sollten keine sensiblen oder personenbezogenen Daten innerhalb der Funktion „Notizen“ eingetragen und exportiert/ kopiert werden.

Spezielle Nutzungsbedingungen für Gruppen-Admins (Key User)

Die Verwaltung der Nutzenden für diese Videokonferenzlösung ist dezentral gelöst. Jede Behörde, nachgeordnete Behörde oder Sonderbehörde ist selbst verantwortlich, diese Videokonferenzlösungen ihren Mitarbeitenden kostenfrei zugänglich zu machen.

Löschen des User-Accounts

Beantragt ein User die Löschung des Benutzerkontos, muss jede nutzende Behörde klären, ob dies umgesetzt werden kann. Grundsätzlich stellt die Videokonferenzlösung ein notwendiges Mittel zur internen und externen Kommunikation und damit zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses innerhalb der Berliner Verwaltung dar. Ein Benutzerkonto für die Mitarbeitenden ist deshalb oft erforderlich.
Sollte sich der User nach 6 Monaten nicht in den Account einloggen, bekommt er eine automatische E-Mail mit der Bitte dies zu tun. Meldet er sich in den nächsten 3 Monaten nicht an, wird sein Account automatisch gelöscht.

Aufgaben

Je Behörde wurden von der IKT-Steuerung und dem ITDZ Berlin in Abstimmung mit den Behörden sogenannte Gruppen-Admins festgelegt, welche folgende Aufgaben übernehmen:

  • Als Multiplikator Mitarbeitende innerhalb der Behörde über einen Registrierungslink einladen, sich als „User“ zu registrieren, damit diese selbst Video- und Telefonkonferenzen planen und durchführen können.
  • Hauptansprechpartner für Fragen und Antworten zur Videokonferenzlösung seitens der Mitarbeitenden innerhalb der Behörde.
  • Monitoring darüber, dass die Videokonferenzlösung gemäß den Nutzungsbedingungen, verwendet wird, z.B. keine Registrierung von privaten E-Mail-Adressen.
  • Optionale Teilnahme an regelmäßigen Schulungen, angeboten durch das ITDZ Berlin und den externen Dienstleister der Videokonferenzlösung.
  • Meldung von Störungen, Hinweise oder Verbesserungsvorschlägen direkt an den ITDZ ServiceDesk mit dem Titel „Videokonferenzlösung BBB Sdui: ….“.

 

Einladung von Nutzenden

Als Gruppen-Admins achten Sie darauf, dass Sie eine passende Variante für die Registrierung von neuen Nutzenden wählen:

  • 1. Versenden Sie eine E-Mail inkl. Anleitung mit allgemein gültigem Registrierungslink https://videokonferenz.berlin/register, wenn die E-Mail Domains nur innerhalb dieser Gruppe existieren
  • 2. Versenden Sie eine E-Mail inkl. Anleitung mit einem speziellen Registrierungslink, zu erstellen unter https://videokonferenz.berlin „Verwaltung“ / „Gruppen“ / „i“ / „Link Verwaltung“ , wenn die E-Mail Domains auch in anderen Gruppe existieren
  • 3. Laden Sie neue Nutzende direkt über die Funktion „Nutzer erstellen“ aus dem eingeloggten Bereich unter https://videokonferenz.berlin ein, zu finden unter „Verwaltung“ / „Gruppen“

Es ist darauf zu achten, dass weitere Nutzende nicht als Gruppen-Admin, sondern als normale Nutzende (“User“) angelegt oder eingeladen werden. Das ITDZ Berlin wird diese regelmäßig überprüfen.

 

Einladung von weiteren Gruppen-Admins

Gruppen-Admins dürfen selbst weitere Gruppen-Admins innerhalb ihrer Gruppe einladen, um die Verwaltung der Nutzenden innerhalb der Gruppe sicherzustellen.

Anleitung beachten

Eine detaillierte Anleitung für Gruppen-Admins finden Sie im Intranet unter: https://b-intern.de/wb/itdz/produkte-und-leistungen/dokumentenmanagement-und-kollaboration/artikel.1268406.php