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Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig und ein besonderes Anliegen. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist für uns selbstverständlich.

Mit den nachfolgenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Für die Durchführung der Videokonferenzen sind die jeweiligen öffentlichen Stellen verantwortlich.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Inhaltliche Datenverarbeitung - Durchführung Videokonferenz und Benutzerverwaltung

• Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die jeweilige Instanz der Berliner Verwaltung, der der Konferenzerstellende angehört. Die Kontaktdaten können dem jeweiligen Internetauftritt entnommen werden. Gleiches gilt für die Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten.

Bereitstellung und Betrieb des IKT-Basisdienst Videokonferenzservice inkl. Wartung, Support und Systemverbesserung

• Der Regierende Bürgermeister von Berlin
  Senatskanzlei – Behördlicher Datenschutzbeauftragter
  Jüdenstraße 1
  10178 Berlin
  
  Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:
  behDSB@senatskanzlei.berlin.de

2. Welche Daten werden von Ihnen zu welchem Zweck verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG):

Benutzerverwaltung

Zweck/Rechtsgrundlage:

• Registrierung von Nutzerinnen und Nutzern
• Verwaltung und Authentifizierung der registrierten Nutzerinnen und Nutzer, damit diese Videokonferenzen planen und durchführen können.
• Rechtsgrundlage:
  • Begründung, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 18 BlnDSG i. V. m § 26 BDSG).
  • Zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO i. V. m. § 3 BlnDSG)

Kategorien personenbezogene Daten:

• Name, E-Mail-Adresse
• Rolle des Nutzers
• Angaben zu eingerichteten Konferenzräumen

Durchführung der Videokonferenz

Zweck/Rechtsgrundlage:

• Die Durchführung von Videokonferenz dient generell der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben, die der jeweiligen Instanz zugedacht sind, dazu gehört der Austausch mit Bürgern, Kunden, Dienstleistern, der die verwaltungsübergreifende Kommunikation aber auch der Durchführung von Bewerbungs- und Personalgesprächen, der Durchführung von Seminaren und Schulungen und der Unterstützung der internen Kollaboration.

Rechtsgrundlage

• • Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO) bei Daten, die optional angegeben werden können
  • Zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO i. V. m. § 3 BlnDSG)
  • Zur Begründung, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 18 BlnDSG i. V. m § 26 BDSG).

Kategorien personenbezogene Daten:

Zur Durchführung werden die folgenden Daten erhoben. Das Bereitstellen einiger dieser Daten ist optional. Teilnehmende Gäste haben grundsätzlich die Möglichkeit, mit dem Klarnamen oder mit einem Pseudonym teilzunehmen. Auch die Kameraaktivierung ist grundsätzlich. optional.

• Stammdaten
  • Name, E-Mail-Adresse
• Inhalts- und Sitzungsdaten:
  • Name der teilnehmenden Person (ggf. Pseudonym)
  • Audio- und Videodaten (optional)
  • Hochgeladene Dokumente
  • Textnachrichten und Angaben aus Umfragen
  • Sitzungs- und Authentifikationsdaten (Metainformationen zur Konferenz und Session-Cookies)

Bereitstellung und Betrieb des IKT-Basisdiensts Videokonferenzservice inkl. Wartung, Support und Systemverbesserung

Zweck/Rechtsgrundlage:

• Wir möchten die Videokonferenzlösung performant und sicher bereitstellen. Hierzu werden Daten u.a. zum Debugging, Fehlersuche, Fehlerbeseitigung, Missbrauchskontrolle, Sicherstellung von Datenintegrität und –sicherheit verarbeitet.
• Rechtsgrundlage: Bereitstellung als IKT-Basisdienst Art. 6 Abs. 1 lit. e. i. V. m. § 4 Abs. 2 Satz 1 OZG Bln

Kategorien personenbezogene Daten:

• Accountdaten (Name, Kontaktdaten, Rolle des Nutzers)
• Sitzungsdaten (anonyme Daten zur Konferenzauslastung, Anzahl der aktiven Nutzerinnen und Nutzer)

3. Cookies

Die Videokonferenzlösung nutzt ausschließlich Cookies, die zum sicheren Betrieb technisch zwingend erforderlich sind. Gemäß den Vorgaben des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG ist eine Einwilligung für diesen Einsatz nicht erforderlich. Sie müssen diese erforderlichen Cookies zulassen, um die Funktionen des Basisdienstes nutzen zu können.

4. Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten

Mit der Registrierung und/oder der Teilnahme haben wir Ihre Daten von Ihnen selbst erhalten.

5. Wer bekommt Ihre Daten?

Mit folgenden Kategorien von Empfänger teilen wir Ihre personenbezogenen Daten:

• die für die Verwaltung der Nutzerinnen und Nutzer zuständigen Mitarbeitenden

der Ersteller/Moderator der Konferenz im Falle von Aufzeichnungen, Medien und Teilnehmerdokumentationen

• die Teilnehmerinnen und Teilnehmer innerhalb einer Konferenz
• Auftragsverarbeiter im Rahmen der Bereitstellung der Konferenzplattform

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/EWR (sogenannte Drittländer) findet nicht statt.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange diese zur Erfüllung des Zwecks erforderlich ist. Sind die Daten nicht mehr erforderlich, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn es stehen dieser Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegen.

• Stammdaten werden gelöscht, sobald der Account gelöscht wird.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Datenverarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Beim Auskunftsrecht und beim Löschrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 23 BlnDSG. Darüber hinaus besitzen Sie ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO.